Sự gia tăng của công việc từ xa được cho là thay đổi lớn nhất trong cách chúng ta làm việc kể từ khi PC nối mạng ra đời. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều ẩn số.
Khi nào công việc từ xa do đại dịch bắt buộc sẽ kết thúc? Chúng tôi không biết.
Bao nhiêu phần trăm trong số những người hiện đang làm việc tại nhà sẽ quay trở lại công việc văn phòng? Chúng tôi không biết.
Làm việc từ xa, cân bằng, có tốt cho công việc kinh doanh không? Hoặc tệ? Không ai đồng ý.
Nhưng chúng tôi đã học được rất nhiều điều về không chỉ làm việc từ xa mà còn cả công việc văn phòng – và toàn bộ cách thức kinh doanh đã được tiến hành trong vài thập kỷ qua. Vì những gì chúng tôi đã học được, hoạt động kinh doanh sẽ hoạt động tốt hơn nhiều trong tương lai.
Dưới đây là tám cách làm việc từ xa giúp cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách dạy chúng ta cách làm việc cùng nhau tốt hơn:
1. Các công cụ quản lý nhóm, dự án và nhiệm vụ tốt hơn MBWA
Thật đáng ngạc nhiên là trong thế kỷ 21, hầu hết các nhà quản lý, trưởng bộ phận, trưởng nhóm và trưởng dự án vẫn thực hành MBWA (quản lý bằng cách đi lang thang xung quanh) – đánh giá năng suất của nhân viên, một phần là nhìn vào mọi người để xem họ có đang làm việc hay không.
Chỉ một vấn đề: Với công việc kiến thức, bất kỳ ai ngồi trước máy tính đều có vẻ như đang làm việc, ngay cả khi họ đang mua sắm trên Amazon hay đăng ảnh mèo lên Facebook. Bất kỳ ai nhìn chằm chằm ra ngoài cửa sổ đều có vẻ chùng xuống, ngay cả khi họ đang suy nghĩ rất sâu về ý tưởng hàng triệu đô la tiếp theo cho công ty của bạn.
Một số công ty đang thử nghiệm công nghệ MBWA mới từ các công ty như iMonitorSoft và EfficientLab – sử dụng máy ảnh, trình ghi tổ hợp phím và phần mềm chụp màn hình máy tính để đảm bảo mọi người tập trung vào công việc. Đây không phải là công thức để giữ chân nhân tài hàng đầu trong hầu hết các trường hợp. Mọi người không muốn công ty của họ khảo sát nhà cửa và gia đình của họ, và nhiều người cảm thấy đủ mạnh mẽ về điều đó để tìm kiếm việc làm ở nơi khác. Và các công cụ giám sát nhân viên từ xa dễ dàng bị đánh bại.
Trực giác thời hậu đại dịch là đúng: Tốt hơn hết bạn nên tập trung vào công việc được giao hơn là quan sát suy đoán. Các sản phẩm như Asana, Basecamp, Trello, Jira, Podio, Taskworld, Monday.com và các sản phẩm khác kết hợp giám sát nhiệm vụ của nhóm và cá nhân tập trung vào thời gian hoàn thành, thay vì “họ đang gõ nhiều”.
2. Zero Trust là điều không thể thiếu đối với bảo mật
Sự đổ xô đi làm từ xa không có kế hoạch vào đầu đại dịch Covid-19 năm ngoái đã mở rộng hoàn toàn phạm vi tấn công cho các tổ chức trên toàn thế giới. Cụ thể, văn phòng gia đình có xu hướng liên quan đến nhiều ứng dụng trên nhiều thiết bị được sử dụng bởi nhiều người dùng (thành viên gia đình và khách), tất cả đều truy cập vào cùng một mạng, đôi khi dùng chung thiết bị.
Mô hình bảo mật không tin cậy là một ý tưởng rõ ràng là tốt trong những trường hợp này. (Không tin cậy là một kiến trúc trong đó mọi thiết bị, ứng dụng và người dùng phải được xác minh và ủy quyền riêng dựa trên tài nguyên đang được truy cập.)
Điều cũng đúng là sự tin tưởng không cần thiết hiện nay trong các văn phòng, ngay cả những văn phòng có hệ thống phòng thủ vành đai vững chắc và an ninh vật lý tốt. Phải làm từ xa rộng rãi để làm rõ điều đó.
3. Sống ở một thành phố đắt đỏ để có được một công việc lương cao thì thật lãng phí
Một lý do khiến người lao động tri thức chuyển đến các thành phố lớn là theo lịch sử, đó là nơi có công việc được trả lương cao. Và chi phí sinh hoạt trung bình cao hơn nhiều ở các thành phố có công việc được trả lương cao. Điều này đặc biệt nghiêm trọng ở Thung lũng Silicon, nơi một gia đình kiếm được 200 nghìn sống theo lối sống của tầng lớp trung lưu vì ngôi nhà bình thường của họ có giá 1,2 triệu đô la và thực phẩm, ga, quần áo, bảo hiểm và tất cả những thứ còn lại đều đắt hơn so với ở trong nước.
Điều có ý nghĩa hơn đối với mọi người là nhân viên có thể sống ở bất cứ đâu họ muốn và các công ty phải trả lương ít hơn.
Đó là một điểm gây tranh cãi, bởi vì một số nhà bình luận nói rằng công nhân không nên bị “phạt” vì làm việc từ xa. Và điều đó đúng nếu công việc từ xa là bán thời gian và nhân viên vẫn phải ở trong khoảng cách lái xe đến trụ sở chính. Nhưng nếu mọi người có thể sống ở bất cứ đâu – ở ngoại ô, trong các thị trấn nhỏ ở nông thôn, trong các khu rừng hẻo lánh, hay ví dụ, Costa Rica – và vẫn làm việc của họ, thì chuỗi sự kiện lãng phí nơi nhân viên sống chi phí để họ có thể trả lương cao hơn là cần thiết bởi vì chúng sống lâu, v.v., có thể bị hỏng về lâu về dài.
4. Các công cụ liên lạc công việc từ xa cũng tốt hơn cho công việc văn phòng
Trong thời gian đại dịch, chúng tôi nhận ra rằng việc đặt tất cả các cuộc họp thành những buổi gặp mặt trực tiếp không thực sự lý tưởng. Nhiều cuộc họp trong số đó mang lại lợi ích cho những người trong phòng, với bất kỳ ai trên loa được đối xử như một công dân hạng hai, một kẻ đến sau hoặc một gánh nặng cho cuộc họp.
Các cuộc họp video sử dụng Zoom, Microsoft Teams, Slack, BigBlueButton, BlueJeans, Whereby, GoToMeeting, Cisco WebEx, Google Meet và những người khác đặt mọi người ngang hàng nhau về cả sự tham gia và khi chia sẻ trang trình bày, tài liệu, biểu đồ và nội dung khác.
Trong tương lai, cho dù công việc ở xa, tại nhà hay nhiều khả năng là hỗn hợp, các công cụ họp mà đại dịch buộc chúng ta phải sử dụng sẽ cải thiện các cuộc họp trong tương lai, bây giờ chúng ta đã quen với chúng.
5. Làm việc từ xa xanh hơn làm việc văn phòng
Một nghiên cứu mới của Alliance Virtual Office cho thấy, trung bình mỗi nhân viên giảm lượng khí thải carbon hàng năm của họ khoảng 1.800 pound bằng cách làm việc tại nhà. Nhân với số lượng nhân viên làm việc từ xa, cho phép làm việc từ xa là một trong những cách hiệu quả nhất để các công ty góp phần giảm lượng khí thải gây hiệu ứng nhà kính.
6. Văn phòng làm việc kém hiệu quả.
Các Tạp chí Phố Wall gần đây báo cáo rằng một số công nhân ở xa đã lợi dụng tình hình này bằng cách kiếm công việc từ xa thứ hai, làm hai công việc với mỗi người sử dụng lao động tin rằng họ chỉ làm một công việc. (“Tình huống” mà tôi đang đề cập đến là sự tồn tại của công việc từ xa mà không có hệ thống quản lý hiệu suất cần thiết để đảm bảo năng suất.) “Nhiều người nói rằng họ không‘Tôi không làm việc nhiều hơn 40 giờ một tuần cho cả hai công việc kết hợp, ”bài báo cho biết.
Ở mức độ mà điều này đúng và đủ phổ biến để được coi là một xu hướng, nó cho thấy sự kém hiệu quả trong cách thức quản lý và đo lường công việc. Nó cũng nhắc nhở chúng ta rằng nhân viên đã dành bao nhiêu thời gian không hiệu quả để chuẩn bị cho công việc và đi làm theo từng chặng đường. Nghiên cứu của Văn phòng ảo Alliance cho thấy nhân viên ở New York đã kiếm lại được 15,2% thời gian của họ khi không đi làm.
7. Hầu hết các chuyến đi công tác là không cần thiết và tốn kém
Với hiện tượng khóa cửa làm việc từ xa, việc đi công tác gặp nhiều khó khăn. Các tổ chức trên khắp thế giới nhận ra rằng có thể tiết kiệm đáng kể khi hầu hết các chuyến công tác được thay thế bằng các cuộc gọi Zoom và các tương tác hỗ trợ internet khác.
Mặc dù việc giảm đáng kể việc đi công tác do đại dịch không liên quan trực tiếp đến công việc từ xa sau đại dịch, nhưng chính các công cụ đã trở thành xu hướng chủ đạo – đặc biệt là tính hữu ích mới được tìm thấy và thói quen họp video – đã chứng minh rằng chúng có thể thay thế ít nhất một số chuyến đi công tác .
8. Công việc kết hợp tốt hơn là làm việc từ xa hoặc làm việc văn phòng.
Sự thật là một số người có tính cách hoặc phong cách làm việc thích hợp tác trực tiếp. Những tính cách khác khao khát sự kiểm soát và cô lập công việc từ xa. Mỗi loại phát triển mạnh trong một kịch bản nhiều hơn loại khác.
Cơ hội ở đây là dành cho môi trường làm việc kết hợp, nơi những người hướng ngoại có thể tập trung tại văn phòng và những người hướng nội có thể làm việc từ xa.
Tất cả đều có thể sử dụng loạt công cụ làm việc từ xa mới. Vị trí làm việc đúng quy mô tối ưu hóa hiệu suất, cải thiện khả năng giữ chân và hạnh phúc của nhân viên cũng như cải thiện khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Điểm mấu chốt là chúng ta không biết chính xác xu hướng làm việc từ xa cuối cùng sẽ diễn ra như thế nào. Nhưng chúng tôi biết rằng kiến thức mà chúng tôi có được bằng cách lao vào công việc từ xa sẽ cải thiện đáng kể cách thức hoạt động kinh doanh trong tương lai.
Bản quyền © 2021 IDG Communications, Inc.