Là nhà sản xuất một trong những loại nước rửa tay bán chạy nhất thế giới, bạn sẽ mong đợi GOJO Industries sẽ quan tâm đặc biệt khi đưa mọi người trở lại nơi làm việc một cách an toàn. Phương pháp tiếp cận có phương pháp của công ty có thể đóng vai trò như một cuốn sách hướng dẫn cho bất kỳ công ty nào đang đối mặt với những thách thức tương tự.
Nhà sản xuất Akron, OH của Purell tự hào về sự hợp tác, vì vậy việc buộc phải cô lập khóa COVID là một đòn giáng mạnh.
Emily Esterly, phó chủ tịch phụ trách hệ sinh thái làm việc và trải nghiệm của nhân viên cho biết: “Trước khi xảy ra đại dịch, chúng tôi gần như hoàn toàn là một nền văn hóa cá nhân. “Chúng tôi cực kỳ hợp tác mà không có văn phòng đóng cửa.”
Công ty muốn duy trì văn hóa đó đồng thời tôn trọng những nhu cầu mới về sự xa rời xã hội và mong muốn của những nhân viên đã tỏa sáng để làm việc từ xa.
Nhưng họ không muốn các quyết định của mình có vẻ tùy tiện hoặc ban hành các chính sách chung chung, đặc biệt vì nhiều nhân viên phòng thí nghiệm và sản xuất của họ không thể làm việc tại nhà. Rất lâu trước khi các hạn chế được dỡ bỏ, các giám đốc điều hành đã đắn đo suy nghĩ về nơi làm việc trong tương lai sẽ như thế nào.
GOJO đã dành 18 tháng để khảo sát nhân viên, tiến hành các nhóm tập trung và tạo ra các nguyên mẫu của văn phòng trong tương lai. Hàng trăm người đã tham gia cuộc tập trận nhằm xác định vai trò phù hợp với kỳ vọng về sự hiện diện của văn phòng trong tương lai.
Một quy trình minh bạch
Sự mua vào của nhân viên là rất quan trọng, có nghĩa là ngôn ngữ đó rất quan trọng. Ví dụ, các nhà quản lý tránh thuật ngữ “trở lại văn phòng” để thay thế cho “công việc phải hoàn thành”.
Sẽ không có thời điểm quay trở lại xác định, và vai trò của nhân viên sẽ xác định kỳ vọng.
Cuối cùng, các nhà tổ chức đã giải quyết bốn loại vai trò.
Các công việc “chủ yếu là ảo” yêu cầu ít hơn 10% thời gian tại văn phòng và được tối ưu hóa cho những người làm việc đi lại như nhân viên kinh doanh và dịch vụ. Các vai trò “kết hợp hàng tuần” và “kết hợp hàng tháng” liên quan đến công việc văn phòng hai đến ba lần một tuần hoặc ba đến bốn lần một tháng. “Chủ yếu là tại chỗ” dành cho những người luôn phải có mặt trực tiếp.
Hóa ra là lực lượng lao động giảm khá đồng đều vào từng vai trò.
Quy trình được thực hiện minh bạch nhất có thể, lưu ý đến nhu cầu mọi người hiểu lý do tại sao họ được chọn vào một loại công việc. “Chúng tôi quyết định tạo mẫu và thử nghiệm thay vì chỉ thay đổi mọi thứ,” Esterly nói. “Ưu tiên ra khỏi phương trình và đưa ra [decisions] dựa trên công việc phải làm để tạo ra một hệ thống công bằng hơn. Mọi người cảm thấy họ là một phần của quá trình. “
Có một số sự linh hoạt trong các vai trò.
“Đối với mỗi vai trò, có một tỷ lệ phần trăm thời gian chúng tôi mong đợi bạn có mặt trên trang web đó là mức trung bình trong năm”, Esterly nói. “Một người có thể luôn ở trên trang web trong một thời gian và sau đó ở ngoài công trường trong một thời gian.”
Hai loại sự kiện đã được xác định yêu cầu sự hiện diện thực tế: các nhiệm vụ cụ thể tại địa điểm như công việc trong phòng thí nghiệm và “các khoảnh khắc quan trọng”, là các cuộc họp chung tay, giới thiệu, đào tạo và thuê các nhóm mới.
Từ văn phòng đến khu vực lân cận
Cách bố trí văn phòng đã được thiết kế lại để phản ánh vai trò của nơi làm việc đã được chuyển đổi như một không gian cộng tác hơn là một tập hợp các văn phòng.
Trụ sở chính của Akron đang được xây dựng lại xung quanh “khu vực lân cận” hoặc không gian mở cho các cuộc gặp gỡ trực tiếp. Ngoài ra, khái niệm “bàn làm việc” được tạo ra để mô tả không gian cá nhân được trang bị các phụ kiện theo chức năng cụ thể mà những người ở các vai trò ảo và hỗn hợp có thể thực hiện khi họ đến văn phòng.
“Ban đầu, chúng tôi là một văn phòng mở, vì vậy điều này không quá khác biệt so với những gì chúng tôi có trước đây,” Esterly nói. “Đó là nhiều hơn về việc loại bỏ một số mật độ bàn và chuyển sang đăng nhập.”
GOJO đã may mắn được chuẩn hóa trên một nền tảng cộng tác duy nhất ngay trước khi đại dịch xảy ra. CIO Brian Carr cho biết một bộ công cụ nhất quán để chia sẻ tệp và cuộc gọi hội nghị đã được “bao bọc xung quanh cách làm việc của chúng tôi để cho phép nhân viên làm việc tốt nhất của họ bất kể vị trí nào”. Vì vậy, khi COVID đến, “chúng tôi đã có thể lấy nó ra khỏi kệ.”
Đặc biệt chú ý đến công nghệ đáp ứng.
Carr nói: “Chúng tôi đã triển khai một nền tảng hợp tác kinh doanh tích hợp đã là một phần keo giúp tất cả chúng tôi làm việc. “Chúng tôi đã cung cấp điện thoại hội nghị tốt, phù hợp với kích thước của căn phòng để những người đang làm việc ảo có thể nghe và cảm nhận được một phần của nó.” Ngoài ra, công nghệ bảng trắng ảo đã được đón nhận nồng nhiệt đến mức giờ đây nó được sử dụng ngay cả khi tất cả đều có mặt.
GOJO đã tạo một video để mô tả hệ sinh thái công việc mới và phác thảo quy trình trên blog của mình.
Các tổ chức đang vật lộn với việc làm thế nào để quay trở lại nơi làm việc theo cách vừa hợp lý vừa hợp lý có thể học được một vài điều từ ví dụ của nó.
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.