Các nhà cung cấp hội nghị truyền hình và cộng tác như Zoom đã báo cáo hoạt động kinh doanh sụt giảm mạnh trong năm nay. Nó đã lặp đi lặp lại trong ngành trong nhiều thập kỷ, một sự bùng nổ theo sau một vụ phá sản. Đợt tăng đột biến đầu tiên xảy ra vào những năm 1990, khi Giám đốc điều hành Intel Andy Grove đầu tư rất nhiều vào công nghệ và sau đó chỉ ra rằng đó là một trong những sai lầm lớn nhất của ông. Đợt tăng đột biến thứ hai diễn ra một thập kỷ sau đó khi HP tung ra các phòng Halo, tiếp theo là sự sụt giảm.
Gần đây nhất, sự quan tâm đến video tăng lên (không cần thiết) trong đại dịch COVID-19. Khi nó suy yếu dần, thì việc vội vàng quay video cũng vậy.
Có khả năng lần này thị trường sẽ không hồi phục mạnh như những lần trước. Nhưng cho đến khi ngành công nghiệp đẩy mạnh giải quyết các vấn đề mà nó đã biết trong nhiều thập kỷ, các bản sửa lỗi có thể làm cho công nghệ trở nên bền vững, hội nghị truyền hình sẽ không bao giờ phát huy hết tiềm năng của nó.
Vấn đề? Để thành công, các nhà cung cấp hội nghị truyền hình cần tôi một số yêu cầu. Chưa hết, họ coi danh sách là thứ họ có thể chọn và chọn mà không nhận ra rằng họ cần phải làm tất cả của họ.
Lợi ích chính của video
Lợi ích chính của việc sử dụng các công cụ này không phải là sự hợp tác; chúng tôi đã cộng tác thành công qua thư, điện thoại và gặp mặt trực tiếp từ rất lâu trước khi hội nghị truyền hình xuất hiện. Bạn có thể dễ dàng bỏ qua hầu hết các phiên video và chỉ cần gửi một bản cứng của bài thuyết trình, yêu cầu mọi người xem qua khi nói chuyện điện thoại và bạn sẽ nhận được kết quả gần như giống hệt nhau. Hầu hết các cuộc họp không mang tính cộng tác đặc biệt, chúng giống như các phiên giao tiếp với các câu hỏi. Các cuộc họp nhân viên, cuộc họp công ty, quảng cáo chiêu hàng của nhà cung cấp, cập nhật nhân sự và thậm chí các cuộc họp về thay đổi tổ chức và hiệu suất tài chính không yêu cầu video thời gian thực.
Trên thực tế, một trong những lợi ích của việc gọi điện thoại là bạn không phải lo lắng về ngoại hình của mình. Đây là một trong hai lý do khiến giao tiếp video trên máy tính để bàn thất bại trong những năm 1980. (Cái khác: nhân viên sợ sếp của họ đang bí mật theo dõi họ.)
Lập luận tốt nhất cho hội nghị truyền hình là tránh đi lại. Việc đi lại rất tốn kém, đôi khi đi kèm với rủi ro về an toàn và sức khỏe, đồng thời năng suất trên chuyến bay bị ảnh hưởng khi công nhân làm việc trên máy bay. Những lợi ích về kinh tế, an toàn, sức khỏe và cơ hội của hội nghị truyền hình lẽ ra đã làm cho việc đi lại bằng máy bay để kinh doanh gần như lỗi thời.
Dưới đây là năm lý do nó không có.
Số 1: Công nghệ vẫn chưa dễ sử dụng
Video ban đầu được coi là một tính năng của điện thoại. Bạn sẽ gọi cho ai đó trên điện thoại của mình, sau đó bật video. Đó là tầm nhìn mà AT&T đã có từ nhiều thập kỷ trước bởi vì, theo lẽ tự nhiên, họ nhìn thế giới qua lăng kính của điện thoại. Và mặc dù công nghệ đã được cải thiện, nhưng ngay cả trong những năm 1990 và 2000, bạn vẫn thường cần một kỹ thuật viên để vận hành thiết bị; nó rất khác với một cuộc gọi quay số đơn giản. Thêm vào đó, một số hệ thống tương tác với nhau; rất có thể bạn không thể làm cho hệ thống cụ thể của mình hoạt động với những hệ thống khác.
Chúng tôi không còn cần một kỹ thuật viên chuyên dụng cho video hoặc thậm chí là một dịch vụ chuyên dụng, nhưng nhiều hệ thống vẫn không hoạt động cùng nhau một cách đáng tin cậy.
Tính dễ sử dụng và khả năng tương tác đều mang lại thành công trong ngành viễn thông, tuy nhiên cả hai dường như đều bị bỏ qua khi nói đến hội nghị truyền hình.
Số 2: Cuộc trò chuyện trong cuộc họp quan trọng
Khi gặp trực tiếp, bạn có thể đưa ra nhận xét với người bên cạnh, tương tác với người khác đối diện với bạn và bạn có thể buộc mình phải được lắng nghe. Trong các cuộc họp từ xa, bạn thường bị tắt tiếng cho đến khi ai đó cho phép bạn nói. Nếu bạn muốn trò chuyện với người khác, bạn sẽ phải nhập tin nhắn trực tiếp (mà người khác có thể không nhìn thấy) hoặc gọi cho họ qua điện thoại.
Điều này làm cho những người tham dự từ xa cảm thấy như những công dân hạng hai đối với những người gặp mặt trực tiếp. Họ không có thời gian gặp mặt cần thiết, có thể không được lắng nghe, không thể phát triển các mối quan hệ nghề nghiệp hoặc có cơ hội thực sự gắn kết tốt với những người khác. Cho phép các cuộc trò chuyện bên lề, điều mà nhiều người điều hành cuộc họp cau mày, sẽ hữu ích. Bởi vì trong phiên hội nghị truyền hình, bạn hoàn toàn có thể cách ly các cuộc trò chuyện này, cho phép chia sẻ thông tin có thể gây gián đoạn trong cuộc họp trực tiếp.
Số 3: Các cam kết sau cuộc họp cũng rất quan trọng
Những người đi du lịch đến các cuộc họp thường tụ tập sau khi chia tay để trò chuyện xã giao. Họ có thể đang ở hành lang, trong bữa trưa hoặc bữa tối, hoặc khi giành lấy một không gian trò chuyện nhóm để làm một dự án phụ. Trực tiếp tham gia cuộc họp có một yếu tố xây dựng nhóm giúp mọi người có mặt trong các nhà quản lý tuyến trên, mở ra những con đường bổ sung để thăng tiến trong công việc và cho phép các dự án cộng tác tiến triển nhanh hơn.
Nhưng bản chất xã hội của các cuộc họp, có thể được giải quyết bằng các công cụ giống như trò chơi điện tử, siêu dữ liệu hoặc thậm chí là bữa trưa được chia sẻ qua hệ thống video, chỉ là không được thực hiện ở quy mô lớn. Do đó, những nhân viên làm việc từ xa cảm thấy rằng nếu không đi họp, họ sẽ gặp bất lợi.
Số 4: Các cuộc họp kết hợp không hiệu quả
Khi bạn có một cuộc họp mà một số người ở xa, điều đó gần như gây khó chịu cho những người tham gia. Máy quay hiếm khi cho thấy người ở xa và không có gì lạ khi những người trong phòng bí mật chế giễu những người tham dự không có mặt hoặc phớt lờ những người đã bị tắt tiếng. Những người tham dự từ xa cảm thấy như những kẻ xen vào. Và nếu âm lượng quá cao, chúng sẽ có vẻ ồn ào và hung hãn; nếu nó quá thấp, họ sẽ bị động.
Và nếu bạn phạm sai lầm? Trực tiếp, bạn có thể sửa chữa tình hình. Nhưng nếu bạn ở xa, điều đó khó thực hiện hơn — đặc biệt nếu bạn thậm chí không nhận ra mình đã nói sai.
Nói tóm lại, khi nói đến các cuộc họp kết hợp, những người tham dự thông minh là những người trong phòng.
Số 5: Chưa có công nghệ video tốt nhất
Một vấn đề với việc trực tiếp tham dự một cuộc họp là việc đi lại khó khăn. Bạn có thể tỏ ra mệt mỏi, đầu bù tóc rối hoặc không chơi trò chơi của mình. Nhưng với video, công nghệ mới nổi có thể giúp bạn trông đẹp nhất — ngay cả khi bạn đang mặc PJ. AI sáng tạo có thể được sử dụng để tinh chỉnh quảng cáo chiêu hàng của bạn và thậm chí cung cấp quảng cáo chiêu hàng đó cho bạn trong khi bạn quan sát khán giả và trả lời các câu hỏi trực tuyến. Điều đó sẽ giúp khán giả cảm thấy bạn đang lắng nghe nhu cầu của họ. Bạn thậm chí có thể sử dụng AI tổng quát để trả lời các câu hỏi trong khi nói chuyện — và thay đổi nhận xét của bạn trong thời gian thực dựa trên các nhận xét và câu hỏi được gửi đến.
Bạn thậm chí có thể sử dụng AI để có phiên bản kỹ thuật số của chính bạn tham dự cuộc họp thay bạn, trả lời các câu hỏi dựa trên công việc của bạn hoặc điền vào các cuộc họp có vấn đề về múi giờ khác nhau.
Lợi ích của hội nghị truyền hình rất rõ ràng: giảm chi phí đi lại, nhân viên an toàn hơn, năng suất cao hơn, nhân viên hạnh phúc hơn và cân bằng công việc/cuộc sống tốt hơn. Mặc dù nhu cầu liên tục kết nối những người làm việc từ xa với công ty của họ có thể sẽ dẫn đến sự sụp đổ thảm khốc của ngành, nhưng nó sẽ không phát huy hết tiềm năng cho đến khi các vấn đề mà tôi đã liệt kê được giải quyết.
Một ngày nào đó, ngành công nghiệp sẽ làm được điều này – chỉ là không phải hôm nay.
Bản quyền © 2023 IDG Communications, Inc.